Catat tawaran dan keputusan diterima

Panduan ini untuk anggota tim rekrutmen yang sudah meninjau pelamar dan siap mencatat akhir kasus rekrutmen. Setelah selesai, penawaran dan jawaban Candidate sudah tercatat, keputusan diterima sudah dikonfirmasi sebagai keputusan tersendiri, dan jika perusahaan Anda memakainya, catatan rekrutmen sudah diserahkan ke Aivident Onboard. Panduan ini juga membahas penolakan dan lowongan yang ditutup tanpa ada yang diterima.

Untuk gambaran seluruh alur, baca Cara kerja Aivident Hire.

Mengapa langkah ini dipisahkan

Setiap hasil rekrutmen diputuskan oleh manusia. Produk mencatat keputusan itu; produk tidak pernah membuatnya. Penawaran, jawaban Candidate, dan keputusan diterima adalah tiga fakta berbeda, sehingga Aivident Hire mencatat masing-masing secara terpisah. Candidate bisa menerima penawaran tetapi tetap tidak diterima kerja, misalnya karena pemeriksaan akhir tidak lolos.

Aivident Hire berhenti pada keputusan diterima yang tercatat dan, jika dipakai, penyerahan yang sudah diterima. Gaji, surat penawaran, kontrak, dan dokumen kepegawaian tetap berada di sistem kepegawaian perusahaan Anda. Persiapan sebelum orang tersebut mulai bekerja menjadi bagian Aivident Onboard.

Sebelum mulai

• Akses papan: buka lowongan, lalu pilih Lamaran. Papan baru menampilkan pelamar dan tindakan setelah Aivident memastikan Anda dapat mengoperasikan lowongan tersebut.
• Mencatat penawaran: hak akses Anda memerlukan izin lamaran yang ditampilkan editor hak akses sebagai applications.bulk_action. Tanpa izin itu, dialog penawaran menampilkan status dan riwayat tanpa tombol pencatatan.
• Menandai diterima dan penyerahan: keduanya hanya muncul jika paket perusahaan Anda mencakup penandaan pelamar sebagai diterima. Jika paket tidak mencakupnya, kartu pada tahap terakhir alur perekrutan tersimpan menjelaskan bahwa penandaan diterima tidak termasuk dalam paket ini.
• Penyerahan: Anda juga memerlukan izin ekspor lamaran (applications.export di editor hak akses), karena penyerahan mengirim data Candidate ke luar Aivident Hire.
• Tidak diperlukan: tahap bernama Offer di alur perekrutan lowongan. Tindakan Penawaran ada di menu setiap kartu.

Catat penawaran dan jawabannya

Sampaikan penawaran kepada Candidate di luar Aivident terlebih dahulu. Aivident mencatat bahwa penawaran sudah diberikan; Aivident tidak mengirim atau menyimpan isi penawaran.

1. Di papan, buka menu tindakan kartu (tombol tiga titik), lalu pilih Penawaran.

2. Baca Status saat ini. Bagian ini menunjukkan apakah penawaran sudah tercatat dan tahap kartu saat ini. Dialog juga mengingatkan bahwa gaji, ketentuan penawaran, surat, kontrak, dan dokumen kepegawaian tidak disimpan.

3. Pilih Catat bahwa penawaran telah diberikan. Konfirmasi muncul. Pilih Catat penawaran. Kartu kini menampilkan label bahwa penawaran menunggu jawaban.

4. Setelah Candidate menjawab, buka lagi Penawaran dari menu kartu.

5. Di bawah Catat jawaban, pilih Diterima, Ditolak, atau Dibatalkan. Dibatalkan berarti penawarannya ditarik.

6. Pilih tombol Catat jawaban, periksa jawaban pada konfirmasi, lalu pilih Catat jawaban sekali lagi. Jawaban tidak dapat diubah setelah disimpan.

7. Periksa Riwayat keputusan di dialog yang sama. Setiap entri menunjukkan kapan penawaran diberikan, siapa yang mencatatnya, dan kapan dijawab. Pilih Tutup.

Setelah jawaban tercatat, dialog tidak lagi menampilkan tombol pencatatan untuk lamaran itu. Kartu tetap menampilkan label jawaban, misalnya Diterima atau Ditolak.

Penawaran yang diterima belum berarti diterima kerja

Label Diterima pada kartu berarti Candidate menerima penawaran. Label itu tidak memindahkan lamaran ke filter Diterima di atas papan. Lamaran tetap di tahapnya. Konfirmasi keputusan diterima pada bagian berikut.

Konfirmasi keputusan diterima

Keputusan diterima adalah keputusan tersendiri dengan alasannya sendiri. Aivident tidak mewajibkan catatan penawaran lebih dulu, tetapi catat penawaran sebelum keputusan diterima agar kasusnya menunjukkan hasil yang lengkap.

1. Buka menu tindakan kartu dan pilih Mark hired. Tindakan ini tampil dalam bahasa Inggris dan muncul pada kartu aktif mana pun jika paket Anda mencakupnya. Pada papan yang mengikuti alur perekrutan tersimpan, memilih Diterima dari tahap terakhir membuka dialog yang sama.

2. Dialog meminta Anda menandai orang yang disebut namanya sebagai diterima. Pastikan nama itu adalah orang yang Anda maksud.

3. Di bawah Kategori alasan, periksa alasan yang sudah terpilih. Sering kali isinya Penawaran diterima. Ganti menjadi Lolos wawancara akhir, Persetujuan klien, atau Tinjauan rekruter jika itu alasan yang sebenarnya.

4. Tulis Ringkasan alasan singkat yang dapat dipahami peninjau lain. Tambahkan Catatan bukti yang menyebut apa yang Anda periksa.

5. Pilih Catat keputusan. Jika kategori atau ringkasan belum diisi, dialog menolak dan tetap menyimpan semua yang sudah Anda ketik.

6. Kartu meninggalkan papan aktif. Pilih filter Diterima di atas papan untuk menemukannya.

Untuk menandai beberapa pelamar sekaligus, pilih kartunya lalu pilih Mark hired di bilah pilihan. Isi kolom alasan yang sama, lalu pilih Konfirmasi diterima. Tombol di bilah pilihan tampil dalam bahasa Inggris di kedua bahasa.

Serahkan catatan ke Aivident Onboard

Gunakan bagian ini jika perusahaan Anda meneruskan orang yang diterima ke Aivident Onboard.

1. Di atas papan, pilih filter Diterima.

2. Pada kartu orang yang diterima, pilih Serahkan ke Onboard.

3. Baca Apa yang ikut dalam catatan. Bagian ini berisi orangnya, keputusan diterima beserta alasannya, perkiraan tanggal mulai, dan pemilik penerima, yaitu Aivident Onboard. Perkiraan tanggal mulai tetap kosong karena catatan penawaran tidak memuatnya.

4. Baca Apa yang tidak ikut. Langkah kesiapan kerja, masa percobaan, dokumen kepegawaian, CV, skor penyaringan, dan catatan tahapan tidak ikut dalam catatan.

5. Pilih Serahkan untuk mencatat penyerahan, atau Belum sekarang untuk menutup tanpa mencatat apa pun.

6. Baca tanda terimanya. Tanda terima menyebut siapa yang mencatat penyerahan dan kapan. Baris terpisah yang menyatakan Aivident Onboard menerima catatan hanya muncul setelah Onboard benar-benar menjawab dengan penerimaan.

Jika Onboard belum menerima catatan, dialog menjelaskan sebabnya: Onboard tidak menjawab, menolak catatan, atau belum memiliki koneksi di lingkungan ini. Catatannya tetap ada di Aivident Hire dan jelas terlihat belum diterima. Buka catatan itu dari baris pada kartu, lalu pilih Coba kirim lagi ke Onboard untuk menawarkannya lagi. Baris pada kartu menyebut dicatat sampai Onboard menerima, lalu berubah menjadi diterima.

Catat penolakan

1. Buka menu tindakan kartu dan pilih Tolak.

2. Pilih Kategori alasan, tulis Ringkasan alasan, lalu tambahkan Catatan bukti.

3. Pilih Catat keputusan. Kartu pindah ke filter Ditolak.

Untuk menolak beberapa pelamar, pilih kartunya lalu pilih tombol berbahasa Inggris Reject selected, isi alasannya, kemudian pilih Konfirmasi tolak. Kartu yang ditolak menampilkan tombol panah melingkar dengan tooltip Pindahkan kembali ke Teranalisis. Tombol itu membuka kembali lamaran. Baca Kelola pipeline Candidate sebelum memakainya.

Pengunduran diri dan penutupan tanpa ada yang diterima

Kasus rekrutmen dapat berakhir tanpa ada yang diterima. Setiap pelamar yang masih aktif sebaiknya menerima hasil, dan alasan penutupan sebaiknya tercatat. Saat ini produk baru menangani sebagian dari hal itu.

• Pengunduran diri: papan memiliki filter Mengundurkan diri, tetapi tidak ada kontrol untuk mencatat bahwa pelamar mengundurkan diri. Jika Candidate mengundurkan diri, catat hasil yang diwajibkan proses perusahaan Anda dan tulis di Ringkasan alasan bahwa Candidate mengundurkan diri.
• Menutup lowongan: di daftar lowongan, buka menu lowongan dan pilih Tutup Lowongan, lalu konfirmasi. Di halaman lowongan itu sendiri, tindakan yang sama bernama Hapus Lowongan; tindakan ini menutup lowongan dan tidak menghapusnya. Pesan Lowongan ditutup menawarkan Urungkan.
• Penutupan tidak meminta apa pun: Aivident tidak meminta alasan dan tidak mencatat hasil untuk pelamar yang masih aktif. Sebelum menutup, pilih filter Aktif dan catat hasil untuk setiap pelamar yang tampil.

Yang tidak dilakukan produk pada langkah ini

• Tanpa data kepegawaian: tidak ada gaji, tunjangan, ketentuan penawaran, surat penawaran, kontrak, atau dokumen kepegawaian yang dibuat atau disimpan.
• Tanpa keputusan otomatis: penawaran yang diterima tidak menandai siapa pun sebagai diterima kerja, dan memindahkan kartu ke tahap bernama Offer tidak mencatat penawaran.
• Tanpa pesan: mencatat penawaran, jawaban, keputusan diterima, atau penolakan tidak mengirim email kepada Candidate.
• Tanpa persiapan mulai kerja: daftar periksa, penanggung jawab, tenggat, dan masa percobaan menjadi bagian Aivident Onboard dan sistem HR Anda.

Jika terjadi masalah

Yang Anda lihat	Artinya dan yang perlu dilakukan
Dialog penawaran tidak menampilkan tombol pencatatan	Hak akses Anda tidak dapat mencatat penawaran, atau jawaban sudah tercatat. Tanyakan izinnya kepada administrator.
Dialog penawaran menyebut penawaran sudah menunggu jawaban atau sudah dijawab	Orang lain mencatatnya pada saat yang sama. Dialog membaca ulang catatannya. Tidak ada yang tertimpa.
Catatan penawaran tidak dapat dimuat	Pilih Coba lagi. Tidak ada yang berubah.
Dialog keputusan meminta alasan	Pilih Kategori alasan dan tulis Ringkasan alasan. Teks Anda tetap tersimpan.
Keputusan tidak tercatat karena pelamar sudah dipindahkan	Tab lain atau orang lain sudah memindahkan kartu. Papan dimuat ulang dan menampilkan posisi kartu saat ini.
Pemeriksaan wajib sudah jatuh tempo	Tinjau pemeriksaan wajib lowongan, lalu catat keputusan lagi.
Penyerahan menyebut Anda tidak memiliki izin	Minta izin ekspor lamaran kepada administrator.

Langkah berikutnya

• Pindahkan pelamar antartahap di Kelola pipeline Candidate.
• Tinjau hubungan antarlangkah di Cara kerja Aivident Hire.
• Minta administrator memeriksa izin hak akses di Kelola anggota, hak akses, dan izin.