Publikasikan di Portal Karier

Panduan ini untuk anggota tim rekrutmen yang membutuhkan iklan publik untuk sebuah lowongan. Setelah selesai, halaman karier perusahaan Anda sudah tayang, formulir lamaran sudah aktif, dan lowongan muncul di halaman karier sehingga Candidate dapat melamar.

Untuk gambaran besarnya, baca dulu Cara kerja Aivident Hire.

Mengapa langkah ini ada

Lowongan dapat menerima pelamar dengan dua cara. Anda dapat menambahkan pelamar sendiri dari halaman lamaran lowongan, yaitu perekrutan privat. Atau Anda dapat memublikasikan lowongan di Portal Karier perusahaan, sehingga Candidate menemukannya dan melamar tanpa akun. Aivident menjadikan publikasi keputusan tersendiri karena halaman publik adalah janji kepada orang yang belum Anda kenal. Harus ada orang nyata yang dapat dihubungi soal data mereka, dan setiap Candidate menjawab pertanyaan perusahaan yang sama. Publikasi tidak pernah memulai penyaringan, undangan, atau perpindahan tahap.

Sebelum mulai

• Paket: menu Portal Karier dan Pembuat Formulir di bawah Pengaturan hanya muncul bila paket perusahaan Anda mencakupnya. Jika tidak ada, tanyakan kepada administrator organisasi Anda.
• Izin: hak akses Owner, Admin, Recruiter, dan Hiring Manager secara bawaan dapat mengelola dan memublikasikan Career Portal serta mengelola formulir lamaran. Hak akses khusus memerlukan izin itu dari administrator. Untuk memublikasikan lowongan, Anda perlu izin kelola sekaligus izin publikasi.
• Status lowongan: lowongan harus aktif. Draf lowongan tidak dapat dipublikasikan. Lihat Tulis dan simpan lowongan.
• Yang tidak diperlukan: pustaka Jabatan, Bank Kompetensi, Playbook CV, dan Wawancara AI. Halaman publikasi juga menyatakannya.
• Perekrutan privat: lewati panduan ini. Tambahkan pelamar dari Lamaran.

Tiga bagian yang saling terkait

Publikasi terdiri dari tiga bagian. Dua bagian pertama berlaku untuk seluruh perusahaan dan cukup dilakukan sekali. Bagian ketiga dilakukan untuk setiap lowongan.

Bagian	Letaknya	Yang didapat Candidate	Tindakan yang membuatnya publik
1. Portal Karier perusahaan	Pengaturan, lalu Portal Karier	Halaman karier dengan cerita perusahaan dan lowongan terbuka	Publikasikan portal
2. Formulir lamaran perusahaan	Pengaturan, lalu Pembuat Formulir	Pertanyaan, dokumen, dan persetujuan yang sama untuk semua jabatan	Aktifkan versi yang telah diperiksa
3. Iklan lowongan	Career Portal (opsional) pada lowongan, lalu Tinjau publikasi	Halaman lowongan dan cara melamar	Publikasikan ke Career Portal

Baca ketiga bagian sebagai teks berurutan

1. Publikasikan Portal Karier perusahaan dari Pengaturan, lalu Portal Karier. Candidate mendapat halaman karier Anda.
2. Aktifkan formulir lamaran perusahaan dari Pengaturan, lalu Pembuat Formulir. Semua jabatan memakai formulir ini.
3. Publikasikan setiap lowongan aktif dari bagian Career Portal (opsional). Lowongan muncul di halaman karier.

1. Publikasikan Portal Karier perusahaan

Portal Karier adalah satu halaman karier untuk seluruh perusahaan. Semua yang Anda simpan adalah draf privat. Candidate hanya melihat yang Anda publikasikan.

1. Buka Pengaturan, lalu Portal Karier. Pada kunjungan pertama, halaman bertanya Bagaimana Anda ingin memulai? Pilih Bangun secara manual lalu Mulai secara manual, atau pilih Draf dari materi perusahaan untuk mengubah teks resmi perusahaan menjadi draf yang Anda tinjau lebih dulu.

2. Di Konten untuk kandidat, isi Judul utama, Pengantar, Tentang perusahaan, dan Kebijakan kandidat untuk setiap bahasa yang Anda aktifkan. Candidate membaca kotak-kotak ini, jadi semuanya harus terisi sebelum Anda dapat memublikasikan.

3. Di bagian pemberitahuan privasi, isi Email kontak privasi. Gunakan alamat yang benar-benar dibaca orang. Aivident tidak pernah membuatnya otomatis. Anda dapat menyimpan tanpa email ini, tetapi tidak dapat memublikasikan.

4. Pilih Simpan draf. Hanya draf privat yang berubah. Jika masih ada yang kurang, pesan yang muncul menyebutkan apa yang masih diperlukan sebelum publikasi.

5. Periksa pratinjau. Pratinjau dapat menampilkan perubahan Anda, draf tersimpan, atau snapshot publik yang dilihat Candidate saat ini.

6. Di panel publikasi, pilih Publikasikan portal. Dialog bertanya Publikasikan Portal Karier tersimpan ini? Konfirmasi dengan Publikasikan portal. Draf tersimpan menjadi snapshot publik. Perubahan yang belum disimpan tidak disertakan.

Setelah publikasi, panel menampilkan URL publik tetap untuk halaman karier Anda dan tautan Buka situs publik. Bagikan alamat itu kepada Candidate.

Untuk mengubah halaman yang sudah tayang, edit, pilih Simpan draf, lalu Publikasikan ulang. Halaman publik tetap memakai versi sebelumnya sampai versi baru berhasil. Jeda portal menutup halaman untuk Candidate tanpa menghapus apa pun. Lanjutkan portal dan publikasikan perubahan membukanya kembali.

Daftar Lowongan yang dipublikasikan di halaman yang sama menunjukkan lowongan mana yang termasuk di portal. Mengubah pilihan lalu memilih Simpan lowongan tidak memublikasikan atau menutup lowongan. Publikasikan ulang portal agar pilihan baru menjadi publik. Biasanya Anda memublikasikan lowongan langsung dari lowongannya, seperti di bagian 3.

2. Aktifkan formulir lamaran perusahaan

Perusahaan Anda memiliki satu formulir lamaran. Setiap lowongan yang dipublikasikan memakainya, sehingga setiap Candidate menjawab pertanyaan yang sama dan memberi persetujuan yang sama. Anda mengubahnya dengan membuat versi baru, bukan dengan mengedit versi yang sedang aktif.

1. Buka Pengaturan, lalu Pembuat Formulir. Halaman ini bertanda Dipakai semua lowongan. Jika belum ada draf, pilih Buat draf. Draf pertama dimulai dari formulir standar yang mengutamakan CV.

2. Sesuaikan pertanyaan lamaran dan dokumen yang diminta bila perlu. Editor formulir saat ini masih berbahasa Inggris. Centang kotak Required question jika setiap Candidate wajib menjawab pertanyaan itu.

3. Periksa bagian persetujuan. Candidate yang melamar dalam bahasa Indonesia melihat Persetujuan pemrosesan lamaran dan Persetujuan privasi. Keduanya wajib dan tidak dapat dimatikan. Formulir juga memuat Simpan profil untuk peluang mendatang, yang harus tetap opsional agar Candidate dapat melamar tanpa menyetujuinya.

4. Pilih Simpan draf.

5. Pilih Periksa draf. Pemeriksaan ini mengecek terjemahan, isian, privasi, persetujuan, dan batasan dokumen tanpa menyentuh versi aktif. Jika muncul Selesaikan penghambat berikut, setiap butir tertaut ke bagian yang harus diperbaiki. Jika Anda diminta menyimpan dulu, simpan lalu periksa lagi.

6. Saat hasilnya Siap diaktifkan, pilih Aktifkan versi yang telah diperiksa. Versi itu menjadi formulir untuk semua lowongan perusahaan. Pesan Versi diaktifkan mengonfirmasinya dan menghitung lowongan yang terpengaruh.

Riwayat versi memuat setiap versi, dan Formulir aktif menunjukkan versi yang sedang dipakai. Lamaran lama tetap memakai versi formulir saat lamaran itu dikirim.

Setiap lowongan juga punya halaman formulirnya sendiri. Di lowongan, buka Career Portal (opsional) lalu pilih Pratinjau pada baris Formulir lamaran. Halaman itu menampilkan Formulir lamaran perusahaan yang menjadi dasarnya, beserta tautan Buka Form Maker perusahaan. Anda dapat menambahkan pertanyaan khusus untuk lowongan ini. Candidate melihatnya setelah formulir perusahaan, di bawah Pertanyaan khusus posisi ini. Pertanyaan tambahan itu perlu disimpan dan diaktifkan sendiri di halaman tersebut.

3. Publikasikan lowongan

1. Buka lowongan dan bentangkan Career Portal (opsional). Baris Publikasi lowongan menunjukkan apakah lowongan sudah dipublikasikan. Pilih Tinjau publikasi, atau Tinjau pada baris tersebut.

2. Halaman terbuka sebagai Tinjau dan publikasikan, dengan status Draf · Belum tayang. Baca Pengaturan publikasi. Isinya Konten lowongan, Kontak privasi, Persetujuan kandidat, dan Formulir lamaran, masing-masing berstatus Sudah ditinjau, Belum lengkap, atau Belum terbaca. Sudah ditinjau berarti Aivident menemukan butir itu, bukan berarti seseorang sudah memeriksanya.

3. Buka Ubah iklan lowongan dan tulis iklan untuk setiap bahasa. Kolom di bagian ini masih berlabel bahasa Inggris: Public title, Role story, What matters, dan What you get. Pratinjau kandidat di sebelahnya menunjukkan hasilnya.

4. Jika ingin titik awal, buka Publikasi. Di bagian tentang memulai dari salinan lowongan sendiri, ada tombol yang mengisi kolom iklan yang masih kosong dari judul, deskripsi pekerjaan, dan spesifikasi pekerjaan lowongan. Kolom yang sudah Anda tulis tidak diubah. Baca dan tulis ulang teksnya untuk Candidate sebelum memublikasikan.

5. Di Publikasi, isi kolom Application deadline jika Anda ingin batas waktu. Biarkan kosong agar lamaran tetap terbuka selama lowongan tayang.

6. Pilih tombol Save. Tindakan ini hanya menyimpan iklan. Belum ada yang menjadi publik.

7. Pilih Publikasikan ke Career Portal. Jika perusahaan belum punya kontak privasi, tombol ini tidak dapat dipilih dan kolom Kontak privasi (email manusia) muncul di bawahnya. Isi alamatnya lalu pilih Konfirmasi kontak ini. Aivident menyimpannya ke Portal Karier sebagai perubahan tersimpan. Publikasikan perubahan itu dulu: buka pengaturan Portal Karier, pilih Publikasikan ulang, lalu kembali ke langkah ini.

8. Panel Konfirmasi publikasi menjelaskan apa yang akan terjadi. Pilih Konfirmasi. Aivident menyimpan iklan sebagai dipublikasikan, menambahkan lowongan ke Career Portal, dan menerbitkan revisi portal baru. Setelah itu Aivident memeriksa halaman publik sebelum melaporkan hasilnya.

9. Jika pemeriksaan berhasil, halaman menampilkan Lowongan tayang, dengan Buka lowongan publik, Tinjau formulir, dan Lihat lamaran.

Jika halaman menampilkan Hasil publikasi belum dipastikan, perintahnya selesai tetapi halaman publik belum membenarkannya. Periksa keadaan saat ini sebelum mencoba lagi. Mencoba lagi tidak pernah membuat lowongan kedua.

Mengapa iklan bukan deskripsi pekerjaan

Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah standar kerja tim Anda. Iklan menjelaskan peluangnya kepada Candidate. Aivident menyimpan keduanya sebagai teks terpisah, sehingga mengedit iklan tidak pernah mengubah standar yang disetujui, dan catatan tim Anda tidak muncul di halaman publik tanpa sengaja. Ubah persyaratan pada lowongan membuka deskripsi dan spesifikasi pekerjaan itu sendiri.

Mengubah atau menurunkan lowongan yang tayang

• Mengubah iklan: edit iklannya, lalu pilih Publikasikan perubahan. Selama lowongan tayang, tombol Save tidak tersedia, jadi perubahan hanya menjadi publik lewat tombol ini.
• Menurunkan lowongan: pilih Hapus dari Career Portal, lalu konfirmasi. Aivident menerbitkan revisi portal baru tanpa lowongan itu. Candidate kehilangan halaman lowongan, tidak dapat memulai lamaran baru, dan tautan lamaran atau resume yang tersimpan berhenti bekerja. Lamaran yang sudah dikirim dan data Candidate tetap disimpan. Lowongan dan iklan tersimpannya tidak dihapus. Untuk menayangkannya lagi, publikasikan ulang.
• Menunggu penghapusan: jika lowongan sudah dilepas dari pilihan di tempat lain tetapi masih publik, tombolnya berbunyi Selesaikan penghapusan.

Yang tidak dilakukan publikasi

• Publikasi tidak mengaktifkan lowongan. Aktivasi adalah langkah terpisah di lowongan.
• Publikasi tidak menyaring, mengundang, memberi skor, atau memindahkan siapa pun. Semua itu tindakan terpisah yang Anda lakukan di halaman lamaran.
• Memublikasikan Portal Karier tidak memublikasikan lowongan mana pun. Memublikasikan lowongan tidak memublikasikan perubahan Portal Karier lain yang tersimpan.
• Publikasi tidak menunggu persetujuan permintaan rekrutmen. Jika perusahaan Anda mewajibkan permintaan rekrutmen, konfirmasi mencatat apa yang Anda ketahui tentang permintaan itu. Lihat Permintaan rekrutmen.
• Publikasi tidak memerlukan formulir lamaran aktif. Tanpa formulir aktif, konfirmasi memberi peringatan, dan halaman lowongan publik memberi tahu Candidate Lamaran belum dibuka.

Menyiapkan untuk pertama kali

Penyiapan Perusahaan diakhiri dengan langkah Tinjau publikasi. Jika lowongan pertama Anda tertaut ke Standar Jabatan yang disetujui, satu Konfirmasi publikasi di sana menayangkan Career Portal dan lowongan itu sekaligus. Setiap hasil ditampilkan terpisah, dan percobaan ulang hanya menyentuh bagian yang belum tayang. Lihat Mulai.

Jika ada yang salah

Yang Anda lihat	Artinya	Yang perlu dilakukan
Career Portal tidak tersedia	Portal Karier perusahaan belum dipublikasikan, atau sedang dijeda.	Pilih Buka pengaturan Career Portal, lalu publikasikan atau lanjutkan portal. Setelah itu kembali.
Catatan bahwa lowongan berstatus Draf, dengan Edit Lowongan	Hanya lowongan aktif yang dapat dipublikasikan.	Pilih Edit Lowongan, aktifkan lowongan, lalu kembali.
Belum ada formulir lamaran yang aktif	Candidate dapat membuka halaman tetapi belum dapat melamar.	Pilih Buka Pembuat Formulir dan aktifkan satu versi.
Tombol publikasi redup, dengan catatan tentang kontak privasi	Belum ada email privasi yang tersimpan.	Isi email di kolom di bawah tombol, pilih Konfirmasi kontak ini, lalu publikasikan ulang portal sebelum memublikasikan lowongan.
Pesan bahwa Career Portal berubah	Seseorang mengubah portal, atau ada perubahan portal tersimpan yang belum dipublikasikan.	Pilih Perbarui. Jika Anda menyimpan perubahan Portal Karier, publikasikan dulu di pengaturan Career Portal, lalu publikasikan lowongan lagi.
Pesan bahwa diperlukan penerbit atau manajer Career Portal	Hak akses Anda tidak memiliki izin kelola atau publikasi.	Minta izin kepada administrator, atau serahkan langkah ini kepada rekan yang memilikinya.
Status halaman publik tidak tersedia	Aivident tidak dapat memastikan apakah halaman sudah publik.	Pilih Coba lagi pemeriksaan akses.
Akses Portal Karier dibatasi atau Akses ke Pembuat Formulir dibatasi	Hak akses Anda tidak dapat membuka halaman pengaturan itu.	Minta izin Portal Karier atau formulir lamaran kepada administrator.

Langkah berikutnya

Lamaran dan intakeLihat lamaran yang masuk dan tambahkan pelamar sendiri.

Permintaan rekrutmenPahami bagaimana permintaan rekrutmen berjalan di samping lowongan.

Panduan CandidateBagikan gambaran proses melamar dari sisi Candidate.