Undang Candidate ke AI interview

Panduan ini untuk anggota tim rekrutmen yang mengundang Candidate ke AI interview. Di akhir panduan, Anda sudah membuat tautan wawancara, mengirimnya sendiri, dan memastikan tidak ada yang pindah tahap.

Mengapa langkah ini ada

AI interview adalah metode opsional. Anda memilihnya per lowongan. Metode ini hanya berjalan dari konfigurasi wawancara yang sudah ditinjau dan disimpan seseorang, sehingga setiap Candidate di lowongan itu menjawab dengan versi tersimpan yang sama.

Mengundang dipisahkan dari memindahkan pelamar. Undangan hanya membuat tautan. Memindahkan pelamar ke tahap wawancara hanya mencatat perpindahan dan tidak mengirim apa pun. Dengan begitu catatannya menunjukkan apa yang benar-benar terjadi, dan tidak ada yang sampai ke Candidate tanpa sengaja. Baca Cara kerja Aivident Hire untuk alur lengkapnya.

Sebelum mulai

• Simpan konfigurasi dulu: buka lowongan. Di Pengaturan metode, baris Wawancara AI menampilkan Tersimpan dengan nomor versi bila konfigurasi sudah ada. Bila belum, siapkan dulu. Lihat referensi pengaturan AI interview. Bila Anda mencoba mengundang tanpa konfigurasi, produk membawa Anda ke halaman pengaturan dan tidak membuat tautan.
• Periksa paket: menu wawancara dan tombol wawancara di kartu pelamar hanya muncul bila paket perusahaan Anda mencakup AI interview. Perusahaan self-serve tidak melihatnya. Tanyakan administrator Anda bila tidak ada.
• Periksa izin: membuat tautan memerlukan izin membuat wawancara. Tanpa izin itu, produk menolak permintaannya.
• Periksa persetujuan: Candidate seharusnya sudah menerima persetujuan wajib saat melamar. Dialog undangan menampilkan apa yang tercatat. Dialog itu tidak menghentikan Anda, jadi baca sebelum mengonfirmasi.

Anda tidak memerlukan CV, skor CV, status lolos seleksi, atau Career Portal yang dipublikasikan untuk mengundang seseorang dari lowongan yang dibuat tanpa Standar Jabatan.

Letak alat wawancara

Buka lowongan, pilih Aksi Lainnya, lalu arahkan ke submenu Interview. Isinya tiga entri:

Entri	Yang dibuka
Konfigurasi Interview	Halaman pengaturan AI interview lowongan ini
Tautan Interview Massal	Tautan untuk banyak orang sekaligus
Hasil Interview	Semua sesi wawancara untuk lowongan ini

Undang satu pelamar dari Lamaran

Gunakan jalur ini bila orangnya sudah punya lamaran di lowongan ini.

1. Buka lowongan dan pilih Lamaran.

2. Temukan kartu pelamar. Di kartu itu, pilih tombol mikrofon. Tooltipnya berbunyi Mulai Interview. Pada kolom tahap alur perekrutan, tombol ini ada di dalam menu aksi kartu.

   Bila kartu menampilkan Belum lolos seleksi atau Tidak memenuhi syarat, lamaran itu belum dapat diundang. Lihat Siapa yang dapat diundang.

3. Dialog Undang ke AI Interview terbuka. Periksa setiap barisnya, dari Penerima sampai Persetujuan kandidat: siapa yang diundang, metode, bahasa wawancara, masa berlaku tautan, apakah konfigurasi wawancara sudah tersimpan, dan persetujuan yang tercatat. Tautan berlaku tujuh hari sejak dibuat.

4. Pilih Buat tautan undangan. Produk membuat satu sesi wawancara dan satu tautan. Pesan konfirmasi menyebutkan bahwa tautan sudah dibuat dan belum dikirim.

5. Di kartu, statusnya sekarang Link Aktif. Pilih tombol salin. Tooltipnya berbunyi Salin link interview.

6. Kirim tautan itu sendiri ke Candidate, lewat email atau chat Anda.

Pilih Batal di dialog untuk keluar tanpa membuat apa pun.

Siapa yang dapat diundang

• Lowongan tanpa Standar Jabatan: pelamar yang baru melamar atau sedang ditinjau dapat diundang, dengan atau tanpa CV.
• Lowongan dengan Standar Jabatan: lamaran harus lolos seleksi dulu. Bila alur perekrutan memiliki tahap CV, penyaringan CV harus sudah selesai.
• Siapa pun: lamaran yang ditolak, diterima bekerja, atau diarsipkan tidak dapat diundang. Satu orang hanya dapat memegang satu tautan aktif. Selama tautan masih menunggu atau sedang dipakai, kartu menampilkan statusnya, bukan Mulai Interview.

Undang beberapa pelamar dari papan

Pilih beberapa pelamar di Lamaran. Bilah pilihan menampilkan tombol berbahasa Inggris “Invite to AI interview”. Tombol itu membuka dialog dengan masa berlaku tautan 3, 7, 14, atau 30 hari, dan tombol “Create interview links” membuat tautannya. Bilah ini tampil dalam bahasa Inggris di kedua bahasa. Pelamar yang sudah punya tautan wawancara atau sudah di tahap lebih lanjut dilewati.

Dialog itu menyebut pelamar dipindahkan. Kenyataannya tidak.

Catatan di dialog itu menyebut lamaran yang cocok dipindahkan ke jadwal wawancara. Produk tidak mengubah tahap lamaran yang sudah ada saat membuat tautan. Pindahkan pelamar sendiri bila memang itu maksud Anda. Lihat Kelola pipeline Candidate.

Buat tautan untuk banyak orang

Gunakan Tautan Interview Massal bila Anda punya daftar nama dan alamat email, termasuk orang yang belum melamar. Judul halamannya berbunyi Tautan Wawancara Massal.

1. Di lowongan, pilih Aksi Lainnya, lalu submenu Interview, lalu Tautan Interview Massal.

2. Tetap di tab Buat Baru. Pilih cara menambahkan orang:

   Mode	Yang Anda lakukan
   CSV / Excel	Unggah file .xlsx, .xls, atau .csv hingga 10 MB. Gunakan Unduh file templat untuk formatnya. Cocokkan kolom di Petakan Kolom, lalu pilih Tambah Kandidat dari File.
   Tempel dari Spreadsheet	Tempel satu orang per baris, nama dan email dipisahkan tab atau koma, lalu pilih Tambah Kandidat dari Tempel.
   Entri Manual	Ketik nama, email, dan nomor telepon opsional, lalu pilih Tambah Kandidat.

3. Baca Pratinjau Kandidat. Setiap baris ditandai valid atau menunjukkan alasannya, misalnya nama kosong, format email salah, atau email duplikat. Hanya baris valid yang mendapat tautan.

4. Atur waktu berlakunya tautan:

   • Ketersediaan: kapan tautan mulai bisa dipakai. Kosongkan agar langsung bisa dipakai.
   • Masa Berlaku Tautan: kapan tautan berhenti bekerja. Waktunya minimal satu jam dari sekarang dan setelah waktu ketersediaan. Bila tidak diatur, tautan kedaluwarsa setelah tujuh hari.
   • Tipe Wawancara: pilih Standar kecuali tim Anda sudah sepakat memakai Gemini Live.

5. Pilih tombol hijau yang menampilkan jumlah tautan, misalnya Buat 12 Tautan. Daftar besar diproses dalam gelombang berisi 100 orang. Anda dapat membatalkan di antara gelombang.

6. Baca Tautan Wawancara yang Dibuat. Bagian ini menunjukkan jumlah yang berhasil dan gagal, beserta alasan setiap kegagalan. Gunakan Salin Semua atau Ekspor CSV untuk mengambil tautannya, lalu kirim sendiri satu per satu.

Untuk setiap orang, produk mencari Candidate berdasarkan email atau membuat yang baru. Lalu produk memakai lamaran orang itu di lowongan ini, atau membuat lamaran bila belum ada. Produk tidak pernah memindahkan lamaran yang sudah ada. Bila lamaran yang sudah ada tidak dapat diundang, baris itu gagal dengan alasannya dan tahapnya tetap.

Sebelum setiap gelombang dimulai, produk memeriksa kuota wawancara untuk seluruh gelombang. Bila tidak cukup, tidak ada tautan di gelombang itu yang dibuat dan halaman menampilkan alasannya.

Periksa tautan aktif lebih dulu

Undangan tunggal di Lamaran menolak tautan kedua selama masih ada yang aktif. Tautan Wawancara Massal tidak memeriksa hal ini. Sebelum menambahkan seseorang di sini, periksa lamarannya dan Lihat yang Ada agar Anda tidak membuat tautan kedua untuk orang yang sama.

Kelola tautan yang sudah dibuat

Buka tab Lihat yang Ada. Tab ini mencantumkan orang yang lamarannya dibuat dari halaman ini. Cari berdasarkan nama atau email, atau saring dengan Semua Status, Menunggu, Berlangsung, Selesai, atau Kedaluwarsa. Baris juga dapat berbunyi Terjadwal sebelum waktu ketersediaannya, atau Tidak Lengkap (Kedaluwarsa) bila Candidate sudah mulai tetapi tautannya habis masa berlakunya.

Setiap baris punya tombol dengan tooltip:

Tombol	Fungsinya
Salin tautan wawancara	Menyalin tautan. Muncul selama tautan masih berlaku dan wawancara belum selesai.
Ubah tanggal kedaluwarsa	Mengubah kapan tautan mulai dan berhenti bekerja.
Buat ulang tautan wawancara	Meminta konfirmasi, membuat tautan baru yang berlaku tujuh hari, dan membatalkan tautan lama. Kirim tautan yang baru.
Hapus Wawancara	Meminta konfirmasi, lalu membatalkan sesi. Tautan lama berhenti bekerja. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.

Pilih beberapa baris untuk memakai Atur Tanggal Aktivasi atau Atur Tanggal Kedaluwarsa sekaligus. Lihat Semua Hasil membuka hasil lowongan ini.

Yang tidak dilakukan produk di sini

• Tidak ada email yang dikirim: membuat tautan, dari halaman mana pun, tidak mengirim apa pun ke Candidate. Anda yang mengirim tautannya.
• Tidak ada perpindahan tahap: membuat tautan tidak memindahkan lamaran yang sudah ada. Memindahkan pelamar ke tahap wawancara tidak membuat tautan atau mengirim apa pun.
• Tidak ada keputusan: tautan, wawancara yang selesai, dan skor bukan keputusan perekrutan. Seseorang mencatat hasilnya di lamaran.

Bila ada yang salah

• Anda diarahkan ke halaman pengaturan: lowongan belum punya konfigurasi wawancara tersimpan. Tinjau, simpan, lalu kembali.
• Pemeriksaan wajib jatuh tempo: produk menolak mengundang sampai pemeriksaan wajib yang jatuh tempo di lowongan diselesaikan.
• Sesi wawancara sudah ada: orang itu sudah punya tautan aktif. Salin tautan itu, atau tunggu sampai kedaluwarsa, daripada membuat yang baru. Pesan dari produk untuk kasus ini masih berbahasa Inggris.
• Kuota habis: perusahaan Anda sudah memakai jatah wawancara untuk periode ini. Tanyakan administrator Anda.
• Kartu menampilkan Link Kedaluwarsa: Candidate tidak pernah memulai. Pilih tombol muat ulang dengan tooltip Buat link interview baru, lalu kirim tautan yang baru.
• Baris massal gagal: baca alasannya di tabel hasil, perbaiki barisnya, lalu tambahkan hanya orang itu lagi.

Yang dikirim ke Candidate

Kirim tautan beserta judul lowongan dan tanggal kedaluwarsa tautan. Sertakan panduan persiapan Candidate agar Candidate dapat memeriksa perangkat dan ruangannya lebih dulu. Jangan pernah memasang tautan wawancara di tempat bersama atau publik.

Langkah berikutnya

• Baca hasil interview
• Kelola pipeline Candidate
• Cara kerja AI interview