Tulis lowongan

Panduan ini untuk anggota tim rekrutmen yang membuka lowongan baru. Di akhir panduan, Anda memiliki draf lowongan tersimpan dengan deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan yang sudah ditinjau, dan Anda tahu cara mengaktifkan atau menjedanya.

Untuk urutan seluruh proses rekrutmen, baca dulu Cara kerja Aivident Hire.

Mengapa langkah ini ada

Semua orang yang meninjau pelamar nanti menilai mereka dengan apa yang Anda simpan di sini. Deskripsi pekerjaan (JD) menjelaskan pekerjaan yang akan dilakukan. Spesifikasi pekerjaan (JS) menjelaskan apa yang harus dibawa orang itu ke pekerjaannya. Aivident Hire memisahkan keduanya agar tugas tidak tercampur dengan persyaratan, dan agar setiap penilaian berikutnya dapat menunjuk ke baris asalnya.

Bee dapat menyusun keduanya, tetapi hanya dari informasi yang diberikan Anda dan perusahaan Anda. Anda yang memutuskan isi lowongan, dan tidak ada yang tersimpan sampai Anda menyimpannya.

Sebelum mulai

• Akun Anda perlu izin untuk membuat dan mengubah lowongan. Tanpa izin mengubah, halaman edit hanya menampilkan pratinjau baca-saja dan tidak ada tombol status.
• Anda tidak memerlukan Standar Jabatan, Bank Kompetensi, atau penyiapan perusahaan yang lengkap. Pustaka Jabatan yang kosong tidak menghalangi langkah ini.
• Anda tidak memerlukan rencana penilaian. Anda dapat menyiapkannya setelah menyimpan, atau setelah lowongan aktif.
• Bantuan menulis dari Bee tidak bergantung pada paket. Bantuan ini perlu terhubung ke Aivident dan bisa gagal. Teks Anda tidak pernah hilang saat itu terjadi.

Buka halaman penulisan

1. Di sidebar, pilih Lowongan.

2. Pilih Buat Lowongan.

   Halaman terbuka dengan judul Buat lowongan dan keadaan Belum disimpan. Formulir ada di kiri dan Pratinjau ada di kanan.

3. Gunakan tombol EN dan ID di bagian atas jika ingin halaman dalam bahasa lain.

Isi detail lowongan

Kartu Detail lowongan berisi fakta yang diperlukan setiap lowongan.

Isian	Yang diisi	Wajib untuk menyimpan
Nama pekerjaan	Judul yang akan dilihat Candidate, misalnya Resepsionis malam.	Ya
Lokasi kerja	Nama kota. Anda dapat mengetik atau memilih dari daftar.	Tidak
Jenis pekerjaan	Penuh Waktu, Paruh Waktu, Kontrak, atau Magang.	Ya
Tugas utama	Apa yang akan dikerjakan orang ini, satu baris per tugas. Isian ini mengisi bagian pertama deskripsi pekerjaan.	Ya
Syarat pelamar	Apa yang harus dimiliki pelamar, satu baris per syarat. Isian ini mengisi spesifikasi pekerjaan.	Tidak
Detail tambahan (opsional)	Membuka pilihan lain: Siapa yang Anda butuhkan?, Bahasa draf, Edit teks, dan Standar Peran disetujui.	Tidak

Selama tiga isian wajib belum terisi, halaman menampilkan “Isi nama pekerjaan, tugas dan jenis pekerjaan untuk menyimpan.” di samping tombol simpan.

Siapa yang Anda butuhkan? adalah ringkasan singkat dengan kata-kata Anda sendiri. Bee membacanya saat menyusun draf. Bahasa draf menentukan bahasa deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Jika Anda mengubahnya setelah ada teks, Aivident mengisi kotak permintaan Bee dengan permintaan terjemahan. Tekan Bantu tulis untuk mendapatkan terjemahan sebagai usulan.

Minta bantuan Bee

Bee menyusun deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dari isian Anda, ringkasan Anda, dan informasi perusahaan yang tersimpan. Pilih Buka bantuan AI di bagian atas halaman untuk langsung ke bagian Bantu tulis.

1. Ketik kebutuhan Anda, atau perubahan yang Anda inginkan, di kotak. Misalnya: “Kami butuh orang untuk menyambut tamu hotel pada malam hari.”

2. Pilih Bantu tulis. Tombol ini aktif setelah Bee punya bahan awal: teks di kotak, ringkasan, atau teks yang sudah ada di draf.

   Halaman menampilkan “Bee sedang menyiapkan draf…”. Setelah Bee selesai, bagian itu menampilkan Usulan siap ditinjau dan pratinjau menandai teks dengan Usulan Bee · Belum digunakan.

3. Tinjau usulan di tab Deskripsi pekerjaan dan Syarat kandidat. Setiap bagian yang diusulkan memiliki Terapkan dan Tolak usulan.

4. Terapkan yang benar. Untuk mengambil seluruh usulan sekaligus, pilih Gunakan usulan di bagian bawah halaman. Untuk membuangnya, pilih Tolak usulan.

Biarkan Bee bertanya lebih dulu

Jika Anda belum yakin apa yang perlu diminta, biarkan Bee yang bertanya.

1. Di bawah kotak Bantu tulis, buka baris “Bee membantu merapikan draf yang sama. Tinjau sebelum digunakan.”

2. Pilih yang ingin diubah: JD dan JS, atau satu bagian saja.

3. Pilih Bantu perjelas.

4. Jawab setiap pertanyaan. Pilih salah satu jawaban yang disarankan, atau ketik jawaban sendiri lalu pilih Lanjutkan. Jika Anda tidak tahu, pilih Belum tahu. Bee mencatat pertanyaan itu sebagai belum terjawab dan lanjut.

5. Untuk berhenti lebih awal, pilih Buat draf sekarang. Bee menyusun draf dari jawaban yang sudah ada.

Jika Bee tidak punya pertanyaan, Bee langsung menyusun draf.

Yang tidak dapat diisi Bee

Jika usulan menyisakan hal yang belum jelas, pratinjau menampilkan daftar Belum disebutkan di bawah tab. Bagian yang belum berisi teks juga bertuliskan Belum disebutkan. Bee tidak mengarang fakta itu. Isi sendiri, atau biarkan kosong.

Informasi perusahaan yang boleh dipakai Bee ada di balik tombol bernama perusahaan Anda, atau Konteks perusahaan jika belum ada nama. Jika belum ada informasi sama sekali, halaman menampilkan “Belum ada konteks perusahaan. Anda tetap bisa membuat draf.”

Saat Bee gagal

Draf yang sudah Anda terapkan tidak pernah berubah saat Bee gagal.

Yang Anda lihat	Yang perlu dilakukan
“Bee belum berhasil. Draf yang sudah diterapkan tetap utuh.”	Pilih Coba lagi, atau lanjutkan menulis sendiri.
“Bee menambahkan detail yang belum diberikan. Coba lagi atau perjelas kebutuhan Anda. Draf Anda tetap utuh.”	Tambahkan fakta yang kurang ke ringkasan Anda, lalu pilih Coba lagi.
“Anda mengedit draf saat Bee bekerja. Versi Anda tetap ada di bawah…”	Bandingkan Versi Anda saat ini dengan usulan, lalu terapkan per bagian atau tolak.
“Konteks perusahaan gagal dimuat. Coba lagi atau lanjutkan dengan masukan Anda.”	Pilih Coba lagi, atau lanjutkan tanpa konteks itu.

Mulai dari dokumen (opsional)

Pada lowongan baru, Anda dapat mulai dari deskripsi pekerjaan yang sudah Anda miliki.

1. Di bagian Bantu tulis, pilih Dokumen (opsional).

2. Unggah PDF atau gambar, atau tempel teksnya. PDF berbasis teks tanpa tabel memberi hasil terbaik.

3. Aivident membaca dokumen lalu mengembalikan Anda ke draf. Isinya datang sebagai usulan. Terapkan atau tolak seperti usulan Bee.

Untuk kembali tanpa dokumen, pilih Kembali ke draf.

Pakai ulang Standar Jabatan yang disetujui (opsional)

Jika perusahaan Anda menyimpan Standar Jabatan yang sudah disetujui, lowongan baru dapat dimulai dari salah satunya. Langkah ini opsional. Pemilihnya masih memakai nama lama Standar Peran. Lihat Jabatan dan Bank Kompetensi.

1. Buka Detail tambahan (opsional) lalu pilih Standar Peran disetujui.

2. Di bawah “Lowongan ini untuk peran yang mana?”, biarkan Gunakan Standar Peran yang disetujui tetap terpilih.

3. Pilih standar dari daftar. Hanya standar yang versi berjalannya sudah disetujui yang ditawarkan.

4. Pilih Lanjutkan dengan Standar Peran ini.

5. Kembali di draf, teks standar itu datang sebagai usulan. Terapkan.

Lowongan tersimpan hanya tertaut ke versi itu jika Anda menerapkan teksnya. Jika belum ada standar yang disetujui, pemilih akan menyebutkannya. Anda tetap dapat menulis lowongan sendiri. Dokumen dan Standar Jabatan hanya ditawarkan saat membuat lowongan, bukan saat mengubah lowongan tersimpan.

Periksa pratinjau

Pratinjau memiliki tiga tab untuk pembaca yang berbeda.

• Lowongan menampilkan cara pekerjaan terbaca oleh Candidate. Ini pratinjau draf. Teks yang ditayangkan ditinjau terpisah, di Career Portal.
• Deskripsi pekerjaan dan Syarat kandidat bertanda sebagai dasar penilaian untuk tim Anda. Keduanya tidak ditampilkan di iklan lowongan. Penilaian berikutnya disiapkan dari keduanya.

Deskripsi pekerjaan memiliki empat bagian: Peran, Ukuran keberhasilan, Kondisi kerja, dan Tantangan pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan juga memiliki empat: Pengetahuan, Kemampuan, Pengalaman dan kualifikasi, dan Persyaratan pribadi. Untuk mengubah setiap bagian secara langsung, pilih Rincian JD dan JS di bawah pratinjau, atau Edit teks di Detail tambahan (opsional).

Simpan draf

1. Pilih Simpan draf. Jika masih ada usulan terbuka, tombolnya bertuliskan Simpan draf tanpa usulan. Usulan yang belum diterapkan tidak disimpan.

2. Aivident menyimpan lowongan sebagai draf dan membuka halaman lowongannya.

Jika Anda mencoba keluar dengan pekerjaan yang belum disimpan, Aivident bertanya Tinggalkan draf?. Pilih Lanjut mengedit untuk tetap di halaman, atau Buang dan keluar untuk membuang teks dan usulan yang belum disimpan.

Yang Anda lihat	Artinya dan yang perlu dilakukan
“Lowongan gagal disimpan. Draf Anda tetap tersedia.”	Tidak ada yang tersimpan. Coba Simpan draf lagi.
“Respons penyimpanan belum diterima. Periksa status sebelum mencoba lagi.”	Pilih Periksa status simpan. Aivident mencari lowongan itu dan membukanya jika sudah tersimpan, sehingga tidak tercipta lowongan kedua.

Yang Anda lihat setelah menyimpan

Halaman lowongan terbuka dengan judul, lencana status bertuliskan draft, Lamaran, Aksi Lainnya, dan Aktifkan lowongan di bagian atasnya.

Di bawahnya:

• Rencana penilaian menampilkan Belum disiapkan, dengan Siapkan dengan AI, Atur sendiri, dan Atur nanti. Lowongan draf atau aktif tidak memerlukannya. Lihat Siapkan rencana penilaian.
• Pengaturan metode dan Bantuan pengaturan terbuka saat Anda memilihnya. Bantuan pengaturan berisi Tanya Aivident, yang menjawab pertanyaan tentang lowongan ini.
• Career Portal (opsional) menampilkan pratinjau publikasi lowongan dan apakah formulir lamaran sudah siap.
• Detail lowongan menampilkan jenis pekerjaan, tanggal, dan Standar Jabatan yang tertaut. Jika tidak ada, tertulis Belum ada Standar Jabatan.

Buka kembali dan ubah lowongan

Buka Lowongan lalu pilih lowongannya. Untuk mengubah teksnya, gunakan salah satu tombol berikut. Semuanya membuka editor yang sama:

• Ubah persyaratan, atau tautan JD/JS dan sumbernya, di Career Portal (opsional).
• Kembali ke JD/JS di bagian bawah rencana penilaian.
• Aksi Lainnya, lalu Edit Lowongan.

Editor menampilkan judul lowongan dan Draf tersimpan sampai Anda mengubah sesuatu. Bee bekerja dengan cara yang sama di sini. Setelah menyimpan, Anda kembali ke halaman lowongan.

Jika orang lain menyimpan lowongan setelah Anda membukanya, penyimpanan Anda berhenti dan halaman menampilkan Tinjau versi tersimpan yang lebih baru. Teks Anda tetap ada. Pilih Muat versi tersimpan terbaru untuk membandingkan. Lalu pilih Pertahankan draf saya terhadap versi ini dan simpan lagi, atau ubah draf Anda lebih dulu. Untuk isian seperti departemen atau gaji, pilih Pengaturan lowongan lainnya di Detail tambahan (opsional).

Aktifkan atau jeda lowongan

Aktivasi membuka lowongan untuk penerimaan lamaran yang diizinkan perusahaan Anda. Aktifkan saat teksnya siap. Penilaian dapat disiapkan sebelum atau sesudahnya.

1. Di halaman lowongan, pilih Aktifkan lowongan.

2. Baca dialognya. Dialog menjelaskan bahwa publikasi, penilaian, dan undangan tetap tindakan terpisah, dan pengaturan penilaian dapat dilakukan nanti.

3. Pilih Aktifkan lowongan di dialog.

Aivident memeriksa empat hal sebelum mengaktifkan lowongan:

• akun Anda boleh mengubah lowongan,
• lowongan memiliki judul,
• jenis pekerjaannya Penuh Waktu, Paruh Waktu, Kontrak, atau Magang,
• deskripsi pekerjaan memiliki sedikitnya satu baris.

Aivident tidak memeriksa rencana penilaian, kriteria CV, pertanyaan interview, publikasi Career Portal, atau formulir lamaran.

Jika status tidak berubah, dialog menampilkan “Status tidak tersimpan. Periksa detail lowongan lalu coba lagi.” Pesan ini tidak menyebut isian yang bermasalah, jadi periksa empat hal di atas. Jika tertulis “Lowongan berubah. Muat ulang sebelum mencoba lagi.”, muat ulang halaman lebih dulu.

Untuk menghentikan lamaran baru pada lowongan aktif, pilih Jeda lowongan lalu konfirmasi. Lamaran, konfigurasi, dan hasil yang ada tetap tersimpan. Lowongan yang dijeda kembali menampilkan Aktifkan lowongan.

Aktif tidak sama dengan dipublikasikan atau terbuka untuk lamaran

Aktivasi tidak memublikasikan lowongan di Career Portal. Jika perusahaan Anda belum memiliki formulir lamaran aktif, Career Portal (opsional) menampilkan Lamaran belum dibuka. Lihat Publikasikan lowongan.

Yang belum dilakukan produk pada titik ini

• Menyimpan draf tidak memublikasikan, menyaring, mengundang, atau menyetujui apa pun.
• Menerapkan usulan Bee bukan menyimpan. Hanya Simpan draf yang menyimpan.
• Mengaktifkan lowongan tidak memublikasikannya dan tidak memulai penilaian apa pun.
• Lowongan tidak membuat atau mengubah Standar Jabatan maupun isi Bank Kompetensi.
• Bee tidak memastikan fakta perusahaan atau syarat rekrutmen yang tidak pernah diberikan siapa pun.

Langkah berikutnya

Siapkan rencana penilaian

Publikasikan lowongan

Lamaran dan penerimaan

Jabatan dan Bank Kompetensi