Permintaan rekrutmen

Panduan ini untuk anggota tim rekrutmen yang menulis permintaan rekrutmen dan untuk administrator yang menetapkan kebijakan perusahaan. Setelah selesai, Anda tahu apakah perusahaan mewajibkan permintaan, cara menulisnya, dan apa yang dilakukan produk dengannya saat ini.

Untuk gambaran besarnya, baca Cara kerja Aivident Hire.

Untuk apa permintaan rekrutmen

Permintaan rekrutmen mencatat kebutuhan merekrut sebelum lowongannya ada: jabatan apa, berapa orang, kapan mereka harus mulai, dan mengapa. Permintaan juga membawa jalur orang yang perlu menyetujuinya. Tujuannya adalah catatan yang jelas tentang siapa yang meminta, siapa yang harus setuju, dan bagaimana status permintaan itu.

Permintaan rekrutmen adalah catatan yang berjalan di samping pekerjaan rekrutmen Anda. Permintaan bukan penghalang. Tim Anda tetap dapat membuka dan memublikasikan lowongan selama permintaan menunggu, dan produk mencatat apa yang diketahui tim saat itu.

Siapa melakukan apa

Orang	Bagiannya
Administrator organisasi	Menentukan apakah permintaan wajib dan menetapkan jalur persetujuan bawaan.
Anggota tim rekrutmen	Menulis permintaan beserta jalurnya, dan menjaga lowongan tetap berjalan.
Penyetuju di jalur	Dicatat dengan nama lengkap dan email kerja. Jalur menyatakan tidak perlu akun Aivident.
Pemilik anggaran	Memutuskan anggaran jabatan lewat tautannya sendiri, bila perusahaan memakai persetujuan anggaran.

Sebelum mulai

• Mengubah kebijakan: tindakan ini memerlukan izin pengaturan organisasi. Anggota lain melihat pesan bahwa perubahan ini memerlukan izin administrator.
• Menulis permintaan: tindakan ini memerlukan izin membuat lowongan atau jabatan. Tanpa izin itu, halaman menampilkan jalur sebagai hanya-baca dan menyebutkan siapa yang dapat memulainya.
• Kapan formulir terbuka: formulir permintaan hanya terbuka bila permintaan diwajibkan. Bila kebijakannya opsional, Anda membuat lowongan secara langsung.

Menetapkan kebijakan perusahaan

Bagian ini untuk administrator.

1. Buka Pengaturan, lalu Kebijakan Permintaan Rekrutmen. Menu ini menampilkan Wajib atau Opsional di bawah namanya. Halamannya terbuka sebagai Persetujuan permintaan rekrutmen.

2. Baca Yang dilihat tim rekrutmen. Bagian ini menunjukkan jalur awal yang didapat tim Anda dengan pengaturan saat ini.

3. Pilih Wajibkan permintaan rekrutmen atau Jadikan opsional. Perubahan langsung tersimpan. Permintaan yang sudah ada tidak terpengaruh.

4. Di jalur persetujuan bawaan, pilih Tambah penyetuju lalu isi Nama lengkap dan Email kerja setiap penyetuju. Gunakan Pindahkan lebih awal dan Pindahkan lebih akhir untuk mengatur urutan. Satu jalur memuat paling banyak 20 penyetuju.

5. Pilih Simpan jalur bawaan. Permintaan baru dimulai dari jalur ini. Setiap permintaan menyimpan salinannya sendiri, sehingga perubahan berikutnya tidak memengaruhinya.

Menulis permintaan

Sebagian besar formulir permintaan saat ini masih berlabel bahasa Inggris. Langkah berikut menyebutkan label bahasa Inggris itu apa adanya, tanpa huruf tebal.

1. Buka Permintaan Rekrutmen di sidebar. Halaman ini menunjukkan jalur perusahaan Anda. Bila permintaan diwajibkan, halaman menyatakan Permintaan rekrutmen diperlukan dan menawarkan Buat permintaan rekrutmen. Bila opsional, halaman menyatakan Permintaan rekrutmen bersifat opsional dan menawarkan Buat lowongan.

2. Pilih Buat permintaan rekrutmen. Di bagian Role Standard, pilih Use an approved Role Standard lalu pilih standarnya dari daftar, atau pilih Start a new Role Standard untuk menulis jabatannya lebih dulu lalu kembali.

3. Isi bagian Role facts: jabatan, level, departemen atau cabang, divisi, perusahaan, dan jumlah kebutuhan.

4. Jawab Kapan orang ini harus mulai bekerja? Isi Hari saat mereka dibutuhkan di posisi itu, atau centang Saya belum tahu tanggalnya. Tanggal tidak boleh sudah lewat.

5. Isi bagian Employment and headcount dan Request context: alasan, ringkasan pekerjaan, tanggung jawab, dan kualifikasi.

6. Pilih tombol Save draft. Pesan Draft saved. mengonfirmasinya. Belum ada lowongan yang dibuat.

7. Periksa jalur persetujuan di bawah formulir. Jalur dimulai dari bawaan organisasi. Anda dapat menambah, menghapus, atau mengubah urutan penyetuju khusus untuk permintaan ini. Setiap perubahan langsung tersimpan ke permintaan. Gunakan bawaan organisasi mengembalikan jalur bawaan.

8. Pilih Buka permintaan rekrutmen ini untuk melihat halaman permintaan. Halaman itu menampilkan permintaan, Persetujuan anggaran peran, Buat lowongan dari Standar Peran ini, dan Rincian HR terbatas. Dua label pertama masih memakai kata peran; di dokumentasi ini konsepnya disebut jabatan dan Standar Jabatan. Hanya orang HR yang berwenang dapat membuka bagian terbatas.

Permintaan Anda muncul di Antrean permintaan rekrutmen Anda di halaman Permintaan Rekrutmen. Setiap baris menampilkan status, orang saat ini, lama berada di status itu, dan satu tindakan berikutnya, seperti Lanjutkan permintaan atau Buka permintaan.

Cara kerja persetujuan saat ini

Antrean dapat menampilkan enam status: Draf, Dikirim, Dikembalikan, Disetujui, Ditolak, dan Dibatalkan.

Permintaan belum dapat dikirim untuk disetujui

Belum ada layar di Aivident yang mengirim permintaan rekrutmen kepada penyetujunya, dan belum ada layar tempat penyetuju menyetujui, mengembalikan, atau menolaknya. Permintaan yang Anda tulis tetap berstatus Draf. Penyetuju di jalurnya tidak menerima apa pun. Catat persetujuan yang dibutuhkan perusahaan Anda di luar Aivident sampai fitur ini tersedia.

Beberapa pesan di produk menyebut mengirim permintaan dan membuat lowongan setelah permintaan disetujui. Jalur itu belum ada. Ikuti halaman ini.

Hiring manager mungkin menerima tautan dari Aivident yang terbuka tanpa akun. Tautan itu untuk mengonfirmasi deskripsi dan spesifikasi pekerjaan sebuah Standar Jabatan. Tautan itu bukan persetujuan permintaan rekrutmen.

Hubungan permintaan dengan lowongan

Bila permintaan opsional: tidak ada yang meminta permintaan rekrutmen. Buat lowongan dari Lowongan seperti biasa.

Bila permintaan diwajibkan: setiap jalur berperilaku berbeda.

Jalur	Yang terjadi saat ini
Buat Lowongan di Lowongan	Berjalan seperti biasa. Kebijakan permintaan tidak menghalanginya.
Membuat lowongan dari Standar Jabatan yang disetujui	Ditolak dengan pesan bahwa kebijakan meminta permintaan rekrutmen lebih dulu. Jalur ini memerlukan permintaan yang disetujui, dan belum ada yang dapat disetujui.
Buat draf lowongan di halaman permintaan	Hanya berhasil untuk permintaan yang disetujui, jadi saat ini belum berhasil.
Memublikasikan lowongan di Career Portal	Tidak pernah menunggu permintaan. Panel Permintaan rekrutmen menampilkan status permintaan, dan publikasi mencatat bahwa Anda mengetahuinya, beserta nama dan waktunya.

Jadi selama permintaan diwajibkan, buka lowongan dengan Buat Lowongan. Halaman publikasi menampilkan panel permintaan dan menyatakan bahwa publikasi tidak menunggu persetujuan. Jika lowongan belum tertaut ke permintaan, panel menampilkan Belum ada permintaan, dan itulah yang dicatat publikasi. Catatan itu tidak pernah diubah kemudian. Lihat Publikasikan di Portal Karier.

Tanggal mulai pada permintaan tidak terbawa ke lowongan yang Anda buat dengan Buat Lowongan. Isi juga tanggal mulai di lowongan.

Persetujuan anggaran jabatan

Jika perusahaan Anda memberi harga pada setiap langkah rekrutmen, halaman permintaan dapat meminta pemilik anggaran menyetujui biaya satu perekrutan untuk jabatan ini. Fitur ini sudah berjalan, dan terpisah dari status permintaan itu sendiri.

1. Di halaman permintaan, temukan Persetujuan anggaran peran. Bagian ini menampilkan gambaran biaya alur perekrutan jabatan tersebut.

2. Pilih Kirim gambaran biaya. Pilih pemilik anggaran dari jalur persetujuan, atau isi nama lengkap dan e-mail kerja orang lain. Anda perlu izin kelola alur perekrutan untuk mengirim. Tanpa izin itu, Anda hanya dapat membaca gambaran biaya.

3. Pemilik anggaran membuka tautan tanpa akun Aivident. Halaman itu menampilkan biaya jabatan dan tidak menampilkan informasi Candidate. Pemilik anggaran memilih Setujui anggaran ini, atau Tolak dengan catatan yang memerlukan alasan tertulis.

4. Halaman permintaan menampilkan hasilnya, misalnya Anggaran disetujui oleh diikuti nama orangnya. Mengirim ulang mengakhiri tautan yang masih menunggu.

Keputusan anggaran tidak mengubah status permintaan. Administrator dan hiring manager juga melihat Biaya perekrutan di halaman Permintaan Rekrutmen, tempat pemilik anggaran memberi harga setiap langkah.

Yang tidak dilakukan permintaan

• Menyimpan permintaan tidak membuat, membuka, atau memublikasikan lowongan.
• Permintaan tidak menyetujui Standar Jabatan atau mengubah versinya.
• Melanjutkan saat permintaan atau anggaran masih menunggu tidak pernah menandainya sebagai disetujui.
• Permintaan tidak pernah menghalangi Buat Lowongan atau publikasi di Career Portal.

Jika ada yang salah

Yang Anda lihat	Artinya	Yang perlu dilakukan
Jalur perekrutan tidak tersedia	Aivident tidak dapat membaca pengaturan permintaan perusahaan.	Pilih Coba lagi. Jika berlanjut, minta administrator memeriksa kebijakannya.
Perubahan ini memerlukan izin administrator	Hak akses Anda tidak dapat mengubah kebijakan atau jalur bawaan.	Minta bantuan administrator organisasi.
Jalur hanya-baca pada permintaan baru	Hak akses Anda tidak dapat mengajukan permintaan.	Minta rekan yang dapat membuat lowongan atau jabatan, atau administrator.
Pesan bahwa permintaan berubah di tempat lain	Orang lain menyimpan permintaan yang sama saat Anda menyunting.	Muat ulang permintaan, periksa rinciannya, lalu simpan lagi.
Permintaan ini tidak tersedia	Permintaan tidak ada atau Anda tidak boleh membukanya.	Periksa tautannya, atau buka permintaan dari antrean.
Lowongan dari Standar Jabatan ditolak	Permintaan diwajibkan dan belum ada permintaan yang disetujui.	Gunakan Buat Lowongan di Lowongan.

Langkah berikutnya

Publikasikan di Portal KarierLihat bagaimana panel permintaan muncul saat Anda memublikasikan lowongan.

Tulis dan simpan lowonganBuka lowongan secara langsung dengan Buat Lowongan.

Jabatan dan kompetensiSiapkan Standar Jabatan yang disetujui untuk dirujuk permintaan.