Atur alur perekrutan dan cek prasyarat

Panduan ini untuk anggota tim rekrutmen yang menyiapkan lowongan. Di akhir panduan, lowongan berjalan dengan alur perekrutan yang tersimpan, dan Anda tahu kapan cek prasyaratnya jatuh tempo serta apa yang terjadi saat pelamar mencapai titik itu.

Mengapa langkah ini ada

Setiap pelamar untuk sebuah lowongan melewati tahapan yang sama, dengan urutan yang sama. Dengan begitu peninjauan tetap adil dan riwayatnya mudah dibaca. Administrator menentukan alur perusahaan yang tersedia, lalu tim rekrutmen menyesuaikan alur perekrutan itu untuk sebuah jabatan atau lowongan. Cek prasyarat membandingkan syarat yang terkait pekerjaan, seperti kualifikasi wajib, dengan bukti yang diberikan pelamar. Secara bawaan, cek harus diselesaikan sebelum pelamar melewati tahap screening. Cek yang belum selesai menghentikan perpindahan. Cek tidak pernah menolak siapa pun dengan sendirinya. Untuk gambaran besarnya, baca Cara kerja Aivident Hire.

Sebelum mulai

• Anda harus dapat mengoperasikan papan Lamaran lowongan untuk mengubah alur perekrutannya.
• Menyesuaikan alur perekrutan untuk sebuah jabatan ditawarkan kepada orang dengan hak akses admin atau hiring manager. Orang lain dapat membacanya.
• Hanya administrator yang dapat menyimpan kebijakan cek prasyarat perusahaan.
• Pengecualian proses memerlukan izin kelola alur perekrutan, dan kebijakan perusahaan harus mengizinkannya.
• Anda tidak perlu menyiapkan rencana penilaian lebih dulu. Alur perekrutan dapat diatur sebelum atau sesudah Anda menyiapkan rencana penilaian.

Lihat alur lowongan

Buka lowongan. Di bawah Rencana penilaian, baris Alur pelamar menampilkan tahapan secara berurutan. Setiap tahap adalah tombol yang membuka pengaturannya sendiri, misalnya Playbook CV untuk tahap CV. Tombol Cek prasyarat berada di titik alur tempat cek jatuh tempo.

Di bawah baris itu tampil kebijakan lowongan, misalnya “Setelah CV Screening · Versi 1 · Kebijakan perusahaan”. Jika alur tidak punya tahap CV, Anda juga melihat Checkpoint tanpa CV beserta tahap yang dipilih untuknya, atau Belum ditentukan untuk pemeriksaan yang berlaku.

Ubah tahapan lowongan

1. Di halaman lowongan, pilih Ubah alur. Halaman Lamaran terbuka dengan panel Alur perekrutan.

2. Baca bagian atas panel. Bagian ini menyebutkan alur dan versi yang dipakai lowongan, atau Belum ada alur dipilih. Jika belum ada alur, Anda dapat memilih dari Pilih alur yang tersedia, atau tetap memakai usulan.

3. Ubah tahapannya. Ketik pada nama tahap untuk menggantinya. Gunakan panah kiri dan kanan untuk memindahkan tahap lebih awal atau lebih akhir. Gunakan ikon tempat sampah untuk menghapus tahap. Pilih tombol pengaturan tahap untuk mengaturnya.

4. Pilih Tambah tahap dan pilih jenis tahap: Penyaringan, Asesmen, Wawancara, Peninjauan, Persetujuan atau Pemberitahuan.

5. Periksa hasil akhir di bawah tahapan. Hired, Ditolak dan Mengundurkan diri ditampilkan sebagai hasil akhir, bukan tahap yang Anda atur.

6. Pilih Simpan alur. Panel menampilkan Alur tersimpan dan nomor versinya. Pilih Kembali ke papan.

Jika belum ada alur yang dipilih, usulannya adalah Lamaran, CV Screening, AI Interview, Interview Tim dan Offer. Anda dapat menghapus AI Interview dan Interview Tim jika tidak dipakai. Setiap nama tahap harus terisi dan berbeda, jika tidak panel menolak menyimpan.

Menyimpan membuat versi tersimpan untuk lowongan ini saja. Alur perusahaan dan lowongan lain tidak berubah. Panel juga menyediakan tautan Alur perusahaan dan Alur jabatan jika Anda perlu melihat asal alurnya.

Jika sudah ada pelamar di alur

Lamaran yang sudah berjalan tetap mengikuti versi alurnya. Anda tidak dapat menghapus tahap yang masih berisi lamaran. Panel menampilkan Tahap ini masih berisi lamaran dan menyebutkan lamarannya. Pilih Pertahankan tahap, atau pindahkan lamaran itu lebih dulu lalu coba lagi.

Sesuaikan alur perusahaan untuk sebuah jabatan

Alur perekrutan perusahaan ada di Pengaturan. Di bawah Konfigurasi Perekrutan, buka Alur perekrutan. Halamannya berjudul Satu alur perusahaan, disesuaikan tiap posisi. Judul ini dan tombol penyesuaiannya masih memakai kata posisi, tetapi yang dimaksud adalah jabatan.

• Alur perusahaan menjadi titik awal untuk setiap jabatan yang belum disesuaikan. Ubah alur perusahaan membuka perancang alur. Administrator yang memegangnya.
• Sebuah jabatan dapat mengikuti alur perusahaan atau memiliki versinya sendiri. Tabel menampilkan sumber alur setiap jabatan, versi yang berlaku, dan jumlah lowongan yang terbuka.

1. Cari jabatannya dan pilih Sesuaikan untuk posisi ini. Halaman menyalin tahapan perusahaan menjadi draf untuk jabatan itu. Alur perusahaan tidak berubah.

2. Pilih Buka pada baris jabatan, ubah tahapannya, lalu pilih Simpan draf. Draf yang tersimpan belum mengubah apa pun. Lowongan tetap memakai versi yang mereka terima.

3. Kembali ke halaman Alur perekrutan, lalu pilih Aktifkan draf. Dialog Aktifkan draf ini? menjelaskan apa yang didapat lowongan baru dan bahwa lowongan yang berjalan tetap memakai versinya. Pilih Aktifkan.

Jika belum ada alur perusahaan yang aktif, halaman menampilkan Belum ada alur perusahaan yang aktif, dan jabatan belum dapat disesuaikan. Pilih Batalkan draf untuk membuang draf. Pilih Kembali ke alur perusahaan untuk mengembalikan jabatan yang sudah disesuaikan ke alur perusahaan. Lowongan yang ada beserta lamarannya tetap memakai versi yang sudah mereka miliki.

Tentukan kapan cek prasyarat jatuh tempo

Kebijakan perusahaan

Bagian Cek prasyarat wajib di bagian atas halaman Alur perekrutan memuat kebijakan perusahaan. Administrator memilih satu waktu:

• Sebelum CV Screening: pemeriksaan wajib diselesaikan sebelum CV Screening dimulai.
• Setelah CV Screening: CV Screening dapat berjalan, dan pemeriksaan wajib diselesaikan sebelum pelamar melewati screening.

Administrator juga dapat mencentang Izinkan variasi waktu pada alur lowongan dan Izinkan pengecualian proses dengan alasan dan izin yang sesuai, lalu memilih Simpan kebijakan perusahaan. Kebijakan baru berlaku pada penetapan lowongan baru. Lowongan yang sudah ada tetap memakai kebijakan yang diberikan kepadanya.

Kebijakan lowongan

1. Di halaman lowongan, pilih Tinjau kebijakan di bawah baris alur. Dialog Tinjau dampak kebijakan terbuka.

2. Jika ada kebijakan perusahaan yang lebih baru, centang Gunakan kebijakan perusahaan terbaru. Ubah waktunya hanya jika administrator mengizinkan variasi waktu.

3. Jika alur tidak punya tahap CV, pilih tahap yang tidak boleh dilewati sebelum pemeriksaan selesai. CV yang tidak ada saja tidak menghalangi undangan interview, jadi tahap inilah tempat cek jatuh tempo.

4. Putuskan apakah akan mencentang Terapkan juga pada pelamar aktif. Pelamar yang sudah selesai tetap memakai versi sebelumnya.

5. Centang Saya telah meninjau dampak penetapan ini. lalu pilih Simpan penetapan.

Isi cek prasyaratnya

Pilih Cek prasyarat di baris alur untuk membuka Daftar Periksa Wajib lowongan. Tambahkan setiap syarat di Kriteria Wajib dengan Tambah Kriteria, atau mulai dari templat dengan tombol Gunakan Templat. Centang Wajib (kandidat harus memenuhi kriteria ini) untuk syarat yang harus dipenuhi. Syarat opsional memberi informasi tambahan tetapi tidak menghalangi siapa pun. Pilih Simpan Daftar Periksa.

Aturan cek tetap yang sudah dikonfirmasi di rencana penilaian disimpan ke daftar periksa yang sama.

Statistik Pra-seleksi menampilkan jumlah lamaran yang menunggu, yang syaratnya terpenuhi atau tidak terpenuhi, dan yang ditimpa. Proses Menunggu memeriksa semua lamaran yang menunggu untuk lowongan ini dengan daftar periksa tersimpan. Tombol ini meminta konfirmasi lebih dulu dan hanya berjalan saat Anda memilihnya.

Saat cek menghentikan perpindahan

Saat Anda memindahkan pelamar di papan Lamaran dan ada cek Wajib yang jatuh tempo tetapi belum selesai, perpindahan berhenti. Dialog Pemeriksaan wajib jatuh tempo menjelaskan bahwa perpindahan dihentikan dan menampilkan setiap cek dengan hasilnya.

Hasil	Artinya
Terpenuhi	Bukti yang ada mendukung syarat itu.
Tidak terpenuhi	Bukti yang memadai bertentangan dengan syarat itu.
Belum ada bukti	Informasinya tidak ada di dokumen yang dibaca.
Perlu ditinjau	Bukti bertentangan, belum pasti, atau tidak dapat dibandingkan dengan aturan.
Pemrosesan gagal	Dokumen tidak dapat dibaca. Ini bukan hasil tentang pelamar.

1. Jika Anda memiliki izin meninjau bukti, pilih Tinjau bukti di samping cek. Pilih hasilnya, jelaskan bukti yang Anda periksa atau yang masih kurang, lalu isi Alasan tinjauan. Pilih Simpan tinjauan bukti.

2. Pilih Coba perpindahan lagi untuk mencoba perpindahan dengan hasil yang sudah diperbarui.

3. Untuk mengubah aturannya, pilih Tinjau pemeriksaan. Tombol ini membuka daftar periksa lowongan.

Jika kebijakan perusahaan mengizinkan pengecualian proses dan Anda memiliki izin kelola alur perekrutan, dialog juga menampilkan Alasan pengecualian. Tulis alasannya lalu pilih Lanjutkan dengan pengecualian. Hasil asli tetap seperti semula. Pengecualian dicatat sebagai tindakan manusia beserta alasannya. Pengecualian tidak menandai cek sebagai terpenuhi.

Anda juga dapat meninjau bukti kapan saja dari halaman pelamar, di bagian Bukti pemeriksaan wajib.

Yang tidak dilakukan langkah ini

• Menyimpan alur perekrutan tidak mengirim undangan dan tidak memulai penilaian.
• Masuk ke sebuah tahap tidak mengirim undangan interview.
• Cek yang tidak terpenuhi atau belum ada buktinya tidak menolak siapa pun. Manusia yang memutuskan tindakan berikutnya.
• Menyimpan tinjauan bukti tidak memindahkan, menolak, menyaring atau mengundang pelamar.
• Perubahan kebijakan atau templat perusahaan tidak mengganti pengaturan tersimpan sebuah lowongan dengan sendirinya.

Jika terjadi masalah

Yang Anda lihat	Yang perlu dilakukan
Penyimpanan belum terkonfirmasi	Pilihan Anda tetap ada. Pilih Coba simpan lagi.
Tahap ini masih berisi lamaran	Pilih Pertahankan tahap, atau pindahkan lamaran yang disebutkan lebih dulu.
Kebijakan belum dapat dimuat.	Pilih Coba lagi di baris alur.
Penetapan belum tersimpan atau berubah. Tutup dan muat ulang kebijakan untuk meninjau kembali.	Tutup dialog, muat ulang lowongan, lalu tinjau kebijakannya lagi.
Tentukan checkpoint tanpa CV pada pengaturan kebijakan lowongan.	Pilih Tinjau kebijakan di lowongan dan pilih tahap untuk checkpoint.
Bukti atau aturan berubah. Muat ulang dan tinjau lagi.	Pilih Muat ulang lalu tinjau cek itu lagi.
Hanya administrator yang dapat mengubah kebijakan ini.	Minta administrator mengubah kebijakan perusahaan.

Langkah berikutnya

• Siapkan rencana penilaian
• Publikasikan lowongan
• Kelola pipeline Candidate